Het organiseren van een feest kan stressvol zijn dat weten we bij Klick Memories maar al te goed. Misschien weet je niet waar je moet beginnen, of ben je bang dat je iets belangrijks vergeet. Het resultaat? Onrust in plaats van plezier. Maar stel je voor: een zorgeloos feest waar alles soepel verloopt, van de uitnodigingen tot de laatste gast die voldaan naar huis gaat. Met de juiste aanpak en een duidelijke checklist feest organiseren maak je van jouw evenement een onvergetelijke ervaring. In dit artikel helpen we je stap voor stap op weg om je feest vlekkeloos te organiseren!

Ben je na deze stappen nog steeds gestresst, dan kunnen we je ook persoonlijk helpen met het organiseren van je feest. We hebben 10 jaar ervaring en al geholpen met meer dan 10.000 feesten!

Belangrijkste punten

Datum en tijd
Budget
Gastenlijst
Locatie
Thema en dresscode
Catering
Aankleding en entertainment

Meer dan een maand van tevoren

Datum en tijd kiezen: Kies een geschikte datum en tijd, rekening houdend met de beschikbaarheid van je gasten.
Budget vaststellen: Stel een budget op voor locatie, catering, decoraties en entertainment.
Gastenlijst opstellen: Maak een lijst van alle gasten die je wilt uitnodigen.
Locatie kiezen: Bepaal of je het feest thuis viert of een externe locatie huurt, en reserveer deze indien nodig.
Thema en dresscode: Kies een thema of dresscode en werk dit door in de rest van de organisatie.

Vier weken van tevoren

Uitnodigingen versturen: Stuur de uitnodigingen met alle belangrijke details, zoals datum, tijd, locatie en RSVP-informatie.
Catering regelen: Beslis of je zelf het eten en drinken verzorgt of een cateraar inschakelt. Houd rekening met dieetwensen.
Entertainment boeken: Regel muziek, zoals een DJ, band of silent disco, en zorg dat alles vastligt.
Decoraties plannen: Maak een lijst van benodigdheden zoals tafels, stoelen, servies en decoraties.
Fotografie. Zorg er voor dat je herinneringen worden vastgelegd, huur een fotograaf of photobooth.

Twee weken van tevoren

Definitieve gastenlijst: Controleer wie er komt en neem contact op met mensen die nog niet hebben gereageerd.
Menu en drankjes: Finaliseer het menu en zorg voor voldoende variatie in drankjes.
Decoraties aanschaffen: Koop alle benodigdheden of huur ze indien nodig.
Technische apparatuur controleren: Test geluidsapparatuur, verlichting en andere apparatuur.

Enkele dagen van tevoren

Locatie voorbereiden: Richt de ruimte in en zorg dat alles klaarstaat.
Communicatie en planning leveranciers: Als je dingen hebt uitbesteed is het belangrijk om een planning te maken met je leveranciers over bezorgtijd en leveringsinstructies.
Eten en drinken inkopen: Doe de boodschappen en bereid gerechten alvast voor waar mogelijk.
Afspeellijst of muziek checken: Zorg dat je muziek helemaal klaarstaat voor de juiste sfeer.

Op de dag van het feest

Laatste voorbereidingen: Maak de laatste gerechten af, zet drankjes klaar en controleer de decoraties.
Ontvangst van leveranciers: Als je iets hebt uitbesteed dat wordt geleverd op de dag van het feest is het belangrijk dat de leverancier de juiste instructies krijgt.
Ontvangst van gasten: Zorg voor een warm welkom en leg eventuele programma’s of speciale regels uit.
Genieten: Vergeet niet te ontspannen en plezier te maken met je gasten. Dat is het leukste van het feest organiseren!

Na het feest

Opruimen: Maak de locatie schoon en zorg dat alles netjes achterblijft.
Foto’s: Verzamelen gemaakte foto’s van de fotograaf, je gasten of de photobooth en maak eventueel een fotoalbum.
Bedankjes sturen: Laat je gasten weten dat je hun aanwezigheid waardeerde met een bedankje.

Feest organiseren uitbesteden

Met deze checklist feest organiseren kun je stap voor stap een fantastisch feest organiseren. Wil en feest geven en wil je hulp met het organiseren van je feest? Bij Klick Memories hebben we alles in huis om je feest onvergetelijk te maken. Wil je weten hoe we je feest kunnen aankleden, neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek en offerte.